Firma Alfa Software mizează pe digitalizarea firmelor și pe soft-ul propriu de eficientizare a activității unei companii, care a schimbat viața companiilor din portofoliu.

Cristian Gabriel Pavel, Director General Alfa Software, a vorbit într-un interviu acordat Știri de Cluj despre faptul că firmele care nu apelează la un astfel de sistem au șanse minime de reușită în contextul în care, de multe ori, marja de profit este foarte mică. 

Firma Alfa Software are o vechime foarte mare, compania din care s-a desprins actuala echipă fiind fondată în 1990.  

Rep: Alfa Software, una dintre primele companii românești producătoare de ERP, a intrat în al 24-lea an de activitate. Cum a evoluat compania în acești ani?

Eu fac parte din a doua generație de directori generali. Alfa Software este desprinsă din compania Alfasoft, care a fost prima companie înființată în județul Sălaj în luna martie 1990 și avea ca obiect de activitate importul de calculatoare, copiatoare, softuri, dar și crearea de produse pentru piața proprie, cum ar fi aplicațiile de eficientizare a muncii pentru contabilitate, gestiune și salarii. În 1997, Alfasoft s-a rupt în mai multe societăți, iar eu am intrat ca și asociat într-una din noile societăți create, mai exact în Alfa Software. Încă de atunci am dezvoltat programe care să eficientizeze firmele prin digitalizare. Evident, acest termen nu exista atunci, însă descrie exact terminologia. Datele se introduceau în calculator, se procesau și apoi se prelucrau astfel încât să rezulte date concrete despre stocuri, plăți, datorii, informații vitale pentru orice companie eficientă. 

Ne mândrim cu un sistem informatic creat chiar de noi, a cărui dezvoltare a început în 1997. În prezent suntem la cincea versiune îmbunătățită, acesta trecând de-a lungul timpului prin diferite schimbări tehnologice și legislative. 

Clienții noștri provin din zona marilor proiecte de infrastructură, cum ar fi construcțiile, autostrăzi sau construcții de drumuri sau companii de reciclare, deci companii românești mijlocii și mari.

Rep: Cum s-a schimbat piața din 1997 și până acum? Ați trecut prin boom -ul IT, criza din 2008 -2009, cum s-a schimbat piața?

Tehnologia evoluează constant. Gândiți-vă că în anul 1997 erau foarte puține companii care avea o adresă de email, lucru total banal azi, dar destul de rar atunci. O firmă de mărime medie care avea filiale și puncte de lucru era extrem de greu de gestionat. Un angajat colecta documentația scrisă și o centraliza, apoi era trimisă altui angajat care o introducea în calculator, era foarte multă muncă pe care azi am rezolva-o din fața unei tablete, smartphone sau calculator și ar ajunge instant la toată organizația. Apoi, îmi aduc aminte anul 2000 când majoritatea companiilor avea nevoie de telefoane și modemuri, deoarece comunicarea dintre calculatorul central și punctele de lucru se făcea prin modemuri, o etapă plină de provocări care ne-a necesitat atenția, priceperea și spiritul inovativ tehnologic. Dezvoltarea internetului și accesibilitatea ulterioară ne-a ușurat apoi foarte mult munca.

Rep: Cum ați ajuns să vă axați pe produsul propriu de eficientizare a proceselor de lucru?

Clienții noștri ne-au fost de mare ajutor prin feedback-urile lor. Spre exemplu, un client ne-a adus la cunoștință că o dată introdusă o informație într-un câmp, ar trebui să poată fi pusă automat și în alt câmp la nevoie, nu introdusă manual de două, trei ori, fiind pierdere de timp și consum de energie inutilă. De la lansare până azi l-am dezvoltat și calibrat continuu, în funcție de nevoile clienților și schimbările tehnologice ale timpului.

Îmi doresc să văd aceiași eficientizare și în instituțiile statului. O dată ce o instituție îți cere un document, acesta nu ar mai trebui să fie cerut încă o dată, ci să fie preluat automat din cloud-ul guvernamental. 

Rep: Apropo de dezvoltare, cum vă ajută Clujul în privința resursei umane? Se tot vorbește că este un rezervor de creiere pentru firmele IT. Este adevărat?

Da! Cu siguranță! Clujul are două puncte forte: resursa umană calitativă și sistemul colaborativ. Noi suntem membrii în două clustere IT: Cluj IT cluster și Transilvania IT, care duc colaborarea între companii la un al nivel. Concurența e așadar mai mult la nivel teoretic căci „ne batem” doar pe resursa umană, fiecare își dorește să aibă cei mai buni oameni în echipă. În rest, Universitățile și administrația locală ne sprijină și simțim în mod evident acest lucru. De altfel, simt că avem o voce din ce în ce mai puternică, inclusiv în administrația guvernamentală, noi fiind membrii în Comisia Națională de Digitalizare a României – facturare electronică - și ne-am implicat în digitalizarea diverselor procese specifice. Am fost plăcut surprins de invitația de colaborare și de deschiderea statului în ceea ce privește companiile private. 

Rep: Cum vă ajută clusterele? Ce se întâmplă într-o astfel de organizație și de ce sunt importante?

Clusterele sunt niște spații de discuții între companii, Universități și administrația locală pe diferite teme, iar mixul de experiență profesională regăsit este fără doar și poate unul extrem de valoros. Pe lângă ședințele periodice la care participăm, suntem notificați cu privire la diferite forme de finanțare și putem obține mai ușor diferite contacte. Suntem o comunitate de business care se susține reciproc.

Rep: Cum funcționează soft-ul pe care îl produceți pentru eficientizarea activității unei companii?

Noi facem soft de afaceri și avem aplicații care eficientizează companiile prin digitalizare. Concret, încercăm să digitalizăm datele din locul în care se nasc. Spre exemplu, la compania Cemacon implementăm un mod prin care să  controlăm roboții care lucrează în producție. De câte ori se mișcă brațul robotului, acesta trimite undeva un impuls. Când nu trimite impulsul respectiv automat, noi înțelegem că s-a oprit, iar cineva intervine pe loc. Practic, digitalizăm informații de la sursă, din fabrică, din locul în care se face producția,scăzând astfel cheltuielile companiei și rezolvând pe loc problema.

Un alt aspect în care ne implicăm este gestiunea producției și dispecerizarea comenzilor. Profiul companiei este de așa natură încât construiesc cu precădere primăvara și vara și livrează materialele către clienții lor abia iarna, generând astfel stocuri mari și foarte mari, a căror evidență clară, este datorită nouă, la un click distanță.

Rep: Ce economii face o firmă care folosește un astfel de soft de eficientizare?

Depinde cât a fost de digitalizată înainte, dar minim 1 - 2% pe cifră de afaceri.

Rep: Cât de greu a fost să convingeți companiile românești să lucreze cu dvs?

Lumea conștientizează tot mai mult nevoia de digitalizare spre deosebire de acum 20 de ani, când importanța sistemelor informatice nu era bine înțeleasă ci era mai degrabă considerată excentrică. Digitalizarea salvează timp, bani și bătăi de cap, iar antreprenorii înțeleg tot mai bine acest lucru. Vă dau un exemplu. O firmă care construiește drumuri are o marjă extrem de mică de profit. Dacă nu ești atent la materiale sau la manoperă, poți foarte ușor să lucrezi în pierdere.

Rep: Cât de mult s-a schimbat viața unei companii după ce au folosit sistemul dvs? Ce reacții ”extreme” ați primit?

Scurtarea timpului de lucru pentru un angajat e principala schimbare majoră benefică, care a crescut implicit și calitatea vieții profesionale dar și personale (angajații nu mai lucrează peste program). Apoi, colaborarea între ingineri și departamentul de resurse umane se realizează aproape instant. Oamenii lucrează mai repede și mai bine, salvând timp și resurse. Șablonizarea informației și faptul că ea poate să fie accesată de orice membru al organizației aproape instant, face ca munca în echipă să fie mai performantă. Datele sunt exacte și precise și pot fi preluate, interpretate și îmbunătățite repede și eficient.

Rep: Cum vreți să îmbunătățiți sistemul? Ce vreți să mai adăugați?

Lucrăm intens la ideea de cloud computing pentru a ne transfera clienții aflați pe serverele proprii către cloud. Pe de-o parte se democratizează accesul la servere și clienții nu mai trebuie să aibă propriile centre de calcul, iar pe de altă parte este vorba și de siguranța foarte mare a informației și protecția de diferiți viruși.

Rep: Explicați-mi cum decurge implementarea? Cât este de dificil procesul?

Începem cu o vizită de lucru la client pentru a analiza procedurile și procesele interne, ne facem research și din discuțiile cu angajații apoi livrăm o arhitectură a soluției, adică oferim soluții de modelare a proceselor din cadrul companiei. Apoi facem customizări și modificăm aplicațiile și formele de introducere a datelor pentru a rezolva problema clientului, iar asta ne diferențiază de concurență. După Ok-ul clientului trecem la implementarea propriu zisă: programarea dezvoltă programul și se instalează, se configurează, se fac utilizatorii și se face training. Urmează apoi o etapă de ”go live”, când utilizatorii ne testează practic munca. Fiind o etapă importantă, suntem o echipă mare de oameni care asigurăm suportul tehnic companiei.  

Este bine de știut că un asemenea proces durează de la șase luni până la un an, un an jumătate, cea mai mare perioadă fiind alocată bineînțeles implementării.

Rep: Cum vedeți viitorul și ce provocări ați avut în pandemie?

Noi am fost norocoși, deoarece am început să lucrăm online încă dinainte de pandemie așa că mutarea 100% online nu a fost o schimbare bruscă pentru noi. De altfel, lockdown-ul oficial ne-a prins lucrând de acasă, deci pregătiți să asigurăm suport clienților noștri. Sigur, am avut clienți care au fost afectați masiv, lucru care ne-a afectat și pe noi, dar trăgând linie pot să spun că am avut un an pandemic bun, cu o creștere de 10% pe cifra de afaceri și noi contracte semnate în pandemie.

Suntem 30 de angajați, dar avem și firme colaboratoare și distribuitori care vând produsul nostru, deci în total în ecosistemul acesta suntem circa 80 de oameni.