Atunci când trimiți un e-mail formal există câteva reguli care trebuie urmate pentru a nu avea probleme în carieră și pentru a nu da dovadă de lipsă de profesionalism.

Iată 9 reguli ce trebuie respectate cu strictețe atunci când trimiți un e-mail:

1. Foloseşte un font profesionist.

Dacă nu-ţi formatezi corect fontul cu care scrii, dacă foloseşti culori sau majuscule, vei transmite o imagine neprofesionistă interlocutorului. Nu ţi se va răspunde sau răspunsul va fi sec şi negativ. Cel mai sigur este să foloseşti un font standard, chiar şi la comunicarea instantă, de tip Arial sau black font.

2. Ai nevoie de un ID prezentabil.

Dacă nu foloseşti adresa de serviciu, e-mailul personal trebuie să fie cât mai simplu, sobru şi profesionist. Nu poţi folosi nume ciudate, diminutive, înşiruiri prea lungi de litere şi cifre sau detalii prea personale ca adresă de e-mail.

3. Nu sări peste formulele de politeţe.

Nu este recomandat să uiţi de formulele de introducere şi de salut sau peste cele de final. Chiar dacă persoana cu care comunici este din grupul tău de lucru sau dintre cunoştinţele apropiate, un mesaj prea abrupt sau sec va lăsa o impresie neplăcută.

4. Nu folosi glumiţe, nici prescurtări.

Simţul umorului este apreciat în orice situaţie, însă pe e-mail şi, în general, în comunicarea scrisă rişti să produci un alt efect decât cel scontat. Mai bine nu utilizezi nici acronime de genul LOL, ASAP sau J.

5. Rezistă la folosirea de emoticoane.

Este mai sigur să te abţii să foloseşti diverse smile-uri sau alte semne ciudăţele. S-ar putea ca oamenii pe care nu-i cunoşti atât de bine să nu aprecieze deloc acest stul neprofesionalist şi să-şi pună întrebări cu privire la capacitatea ta de relaţionare în zona de business.

6. Atenţie pe cine pui în CC.

Nu-i bombarda cu mailuri pe toţi colegii sau partenerii care au fost introduşi la un moment dat în conversaţie, dar care nu mai au nicio legătură cu mesajele din prezent. Trebuie să fii atent atunci când dai "reply to all", adaptează-ţi publicul la conţinutul fiecărui mesaj.

7. Nu lăsa greşeli gramaticale.

Este o regulă de bază, dar foarte puţină lume o respectă. Dacă comunici intens pe e-mail şi scrii în mare viteză, rezervă-ţi 30 de secunde la final să mai citeşti o dată mesajul. Altfel, vei crea impresia de superficialitate şilipsă de respect pentru interlocutori.

8. Foloseşte o semnătură profesionistă.

Semnătura ar trebui să conţină, pe lângă nume şi poziţia pe care o ocupi, datele tale de contact, logo-ul companiei la care lucrezi, eventual şi un cont de LinkedIn.

9. Nu folosi un text-bloc.

Încearcă să creezi un mesaj cât mai aerisit şi mai clar structurat. Lasă spaţii între paragrafe, nu folosi un text-bloc, dar nici prea multe spaţii goale între paragrafe.


Sursa: usnews.com